Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Poulo is een platform voor het organiseren van toernooien, aangeboden door J. Stoker, handelend onder de naam InTraining, KvK-nummer 68937067, bereikbaar via jeroen@poulo.nl.

InTraining treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de accountgegevens van organisatoren die Poulo gebruiken. Gebruik je Poulo als deelnemer (bijvoorbeeld via een inschrijflink van een organisator)? Dan is de organisator die het toernooi of de poule beheert de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens, die organisator bepaalt welke gegevens worden verzameld en waarvoor. InTraining treedt voor die deelnemersgegevens uitsluitend op als verwerker, in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van de organisator.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Categorie	Voorbeelden	Doel
Accountgegevens	Naam, e-mailadres	Inloggen en toegangsbeheer
Inlogbeveiliging	Wachtwoord (bcrypt-hash), JWT-sessietoken	Beveiliging van je account
Toernooigegevens	Toernooinaam, teamnamen, scores, datum, locatie	Uitvoering van de dienst
Teamgegevens	Teamnaam, spelerslijst, contactgegevens	Inschrijving en wedstrijdbeheer
Technische data	IP-adres, browser, tijdstip van bezoek, bezochte pagina. Het IP-adres wordt na 14 dagen automatisch ingekort, zodat het daarna niet meer naar één aansluiting te herleiden is	Beveiliging, foutopsporing en bezoekersstatistieken
Gebruik van de app	Op welke knoppen en tabbladen geklikt wordt, hoe lang een pagina in beeld is, welke foutmeldingen verschijnen, soort apparaat. Zonder IP-adres, account of cookie, gekoppeld aan een willekeurige code die verdwijnt als je het tabblad sluit	De app verbeteren: zien wat gebruikt wordt en waar mensen vastlopen

3. Grondslag en doeleinden

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst, het kunnen aanbieden van het platform (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Gerechtvaardigd belang, beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing en anonieme bezoekersstatistieken (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Wettelijke verplichting, wanneer wij daartoe verplicht zijn door wet- of regelgeving (art. 6 lid 1 sub c AVG).

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Accountgegevens: zolang je account actief is, plus maximaal 30 dagen na verwijdering.
Toernooi- en teamgegevens: zolang de organisator het toernooi niet heeft verwijderd.
Technische logs (bezoekersstatistieken): maximaal 90 dagen. Het IP-adres wordt al na 14 dagen ingekort.
Gebruik van de app (klikken, tijd, foutmeldingen): maximaal 90 dagen.
Back-ups: maximaal 30 dagen; daarna automatisch overschreven.

5. Wie ontvangt jouw gegevens?

Wij delen gegevens uitsluitend met sub-verwerkers die strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverlening:

Etheron Hosting (hosting, Amsterdam, Nederland), De server met de website en de database, en de back-ups. Alle gegevens staan in Nederland.
Mollie B.V. (betalingsverwerking, Nederland), Voor abonnementen (Starter en Pro) en losse toernooien. Deelnamegeld van teams loopt via het eigen Mollie-account van de organisator. Mollie verwerkt betalingsgegevens conform PSD2 en AVG.
Resend (e-mailbezorging, Verenigde Staten), Verwerkt je naam en e-mailadres om berichten te bezorgen, zoals de bevestigingsmail en wachtwoordherstel.
ipwho.is (landbepaling, Verenigde Staten), Ontvangt uitsluitend een ingekort IP-adres om land en stad te bepalen voor de bezoekersstatistieken, nooit het volledige adres, en nooit accountgegevens. De verbinding is versleuteld.

Buiten deze partijen worden er geen gegevens gedeeld. Je toernooi-, team- en accountgegevens staan op servers in de EU. Alleen voor het bezorgen van e-mail gaan je naam en e-mailadres naar Resend in de Verenigde Staten.

6. Cookies en opslag in je browser

Poulo plaatst geen marketing- of advertentiecookies. Wat Poulo in je browser bewaart, is functioneel noodzakelijk en staat in de lokale opslag van je browser.

Naam	Type	Doel	Bewaartermijn
poulo_token (JWT)	Functioneel (verplicht)	Ingelogd blijven als organisator	30 dagen, of tot je uitlogt
poulo_user	Functioneel (verplicht)	Je naam en e-mailadres tonen terwijl je bent ingelogd	Tot je uitlogt
poulo_cookie_consent	Functioneel (verplicht)	Onthouden dat je de melding hebt gezien	Tot je je browsergegevens wist
poulo_sessie	Statistiek (sessionStorage)	Willekeurige code om klikken binnen één bezoek bij elkaar te houden, zonder te weten wie je bent	Tot je het tabblad sluit

Bezoekersstatistieken (paginabezoeken, land, tijdstip) en het gebruik van de app (klikken, tijd per pagina, foutmeldingen) worden bijgehouden op basis van gerechtvaardigd belang. Dat gebeurt zonder cookies, zonder IP-adres bij het app-gebruik en zonder dat gegevens naar andere partijen gaan, en vereist daarom geen cookietoestemming.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Inzage, je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
Rectificatie, onjuiste gegevens laten corrigeren.
Wissing, je account en gegevens laten verwijderen.
Beperking, verwerking laten beperken.
Dataportabiliteit, je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
Bezwaar, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar jeroen@poulo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Poulo gebruikt TLS 1.2/1.3 voor alle verbindingen tussen jouw browser en onze servers, bcrypt voor wachtwoordopslag, en JWT-tokens met een beperkte levensduur (30 dagen). De database is alleen bereikbaar via een afgeschermd intern netwerk, niet vanaf het publieke internet. De database en de back-ups staan op een server in Nederland (Etheron Hosting, Amsterdam).

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij je per e-mail op de hoogte als je een account hebt. De datum van de laatste versie staat bovenaan dit document.